Başarılı İnsanların Uyguladığı 21 Zaman Yönetim Tekniği

Zamanınızı verimli bir şekilde yönetmenin sırlarını öğrenin.

Çalıştığınız sektör veya size heyecan veren iş ne olursa olsun, başarınızın altında yatan en büyük faktörlerden biri ‘yapılacaklar listenizle’ nasıl başa çıktığınızdır. Zaman yönetimi, hayatta ve işte başarılı olmak için her zaman en önemli unsurlardan biri oldu; ama, günümüzün mobil dünyasında bu beceri çok daha büyük bir önem taşıyor.

En başarılı zaman yönetimi tekniklerinin bir araya geldiği bu sizin için Türkçeye çevirdik. Yazının orijinaline aşağıdaki linkten ulaşabilirsiniz // We translated the best time management techniques from English to Turkish. You can read the original version in English using the link below.

https://www.entrepreneur.com/slideshow/310893#0


1. Gereksizleri Eleyin

Hayat ve iş stratejisti ve çoksatan kitapların yazarı Tony Robbins, “En İyi Zaman Yönetimi Rehberi” isimli eserinde, sayısız takipçisine çok önemli bir tavsiyede bulunuyor: zamanınızı, paranızı idare ettiğiniz şekilde idare edin. Zaman, gereksizler elenerek korunması gereken kritik ve sınırlı bir kaynak.

Robbins’e göre, ölü zaman gibi nitelendirilebilecek olan, yolculuk gibi vakit alan durumları bir zaman yönetimi tekniğini kullanarak, kaybedilmiş zamandan verimli zamana dönüştürün. Örneğin, okumayı önemsiyor ancak vakit bulamıyorsanız, gün içerisinde arabayla yolculuk ederken sesli kitaplar dinleyin veya işe trenle/metroyla giderken kitap okuyun. Veya keşfetmek istediğiniz milyonlarca podcast varsa ancak keşfe çıkacak vakti bulamıyorsanız, spor yaparken dinlemeye başlayın.

 

2. ‘5’e Odaklanın’

Başarılı insanlar, genellikle, başarı için gerçekten hayati önem taşıyan işleri ayırmakta uzman oluyorlar ve özellikle de tam olarak ‘beş işten’ bahsediyorlar. Investment News’da yer alan bir makaleye göre, Berkshire Hathaway yatırım gurusu Warren Buffett’ın pilotu kariyer başarısı için ne gibi tavsiyelerde bulunduğunu sormuş.

Buffett, pilota, önümüzdeki yıl başarmak istediği 25 şeyin listesini yapmasını, ardından ilk beşi işaretleyip, geri kalan 20’yi silmesini ve onların üzerine bir daha hiç düşünmemesini söylemiş.

 

3. Günlük Hedeflerinizi Belirleyin

CNBC’nin “The Profit” programının yıldızı ve girişimci Marcus Lemonis de bir seferde en fazla beş işle ilgileniyor. Ancak Buffett’ın aksine, bu hedefler bir yıl sonrası için değil. Her gün beş işten oluşan ve mutlaka tamamlanması gereken bir “yapılacaklar listesi” oluşturuyor. Listeyi sabahleyin (bir önceki akşam değil) yazıyor ve sonraki 24 saat içerisinde ne olursa olsun bu beş işi tamamlamayı hedefliyor.

 

4. Boş Zamanları Programlayın

Programınızda bir sürü boş alan olmalı, diyor dünyanın en zengin insanlarından ikisi. 2017 yılında yapılan bir röportajda Bill Gates ve Warren Buffet başarılarının ve zaman yönetiminin sırlarını açıkladılar.

Programının sürekli dolu olduğunu ifade eden Gates, artık günlük planında boş zamanların olmasının hayati önem taşıdığına inandığını söyledi. Zamanınızı kontrol ederek ve her boşluğu bir işle doldurma dürtüsünü önleyerek, yeni durumlar ortaya çıktığında ve koşullar değiştiğinde tüm gün ve hafta boyunca kendinizi adapte etme esnekliğine sahip olacaksınız. Belki de daha da önemlisi, bu boşlukları, dopdolu programlara sahip insanların genellikle rafa kaldırdıkları tutkuları kısa süreliğine olsa da odak noktanıza koymak için kullanabilirsiniz.

Buffett’ın da özetlediği gibi: “İstediğim her şeyi alabilirim, daha fazla zaman hariç.”

 

5. Tatile Çıkın

Hedefini yüksek tutan, tuttuğunu koparan kimseler için boş zaman yaratmak mantık dışı gelebilir; ama birçok bilimsel araştırma – ve dünyanın en başarılı insanlarından bazıları – belirli dönemlerde tatil yapmanın verimliliği arttırdığını vurguluyor.

Project: Time Off tarafından kısa süre önce yapılan bir araştırmada, Amerika’daki işçilerin yarısından fazlasının her yıl programına birkaç tatil günü eklediği ortaya çıktı. Araştırmanın sonucunda, çalışanların uzun tatiller yaptığı eyaletlerde iş stresinin düşük, verimliliğin yüksek ve ekonomik randımanın genel olarak çok daha iyi olduğu anlaşıldı

Dünyanın en çok bilinen başarı hikâyelerinin birçoğu da bu araştırmanın bulgularını doğruluyor ve tatillerin – işten fiziksel ve zihinsel olarak tamamen uzaklaşmanın – odaklanmaya, zaman yönetimine ve verimliliğe yardımcı olduğunu söylüyor. CNBC, Oprah Winfrey, Richard Branson, Netflix CEO’su Reed Hastings ve eBay eski CEO’su John Donahoe de tatillerin, zaman yönetiminin önemli bir parçası olduğu kanısında.

 

6. Programlanmış Aralar Verin

İş gününün tamamında işe bağlı kalarak verimliliğinizi arttırabileceğinizi düşünüyorsanız, yanılıyorsunuz. Orlando şehrindeki butik bir hukuk bürosu olan Tina Willis Hukuk Bürosunun sahibi Tina Willis’e göre çalıştığınız sürelerde en iyi performansı sergilemek istiyorsanız, çeşitli zamanlarda ara vermeni şart.

“Mahkemede değilsem veya bir ifade verilmesinde ya da duruşmada bulunmuyorsam, kuşluk vaktinde bir ara verip, koşuya çıkıyor veya egzersiz yapıyorum. Bu sayede gün boyunca zihinsel olarak zinde kalabiliyorum” diyor Willis.

“Bir başka deyişle, sabah çalışıyorum, ardından koşuya çıkıyorum, sonra geri geliyorum ve işe devam ediyorum. Yaptığım koşular, çalıştığım sürelerde odaklanmamı ve bu sayede işe ayırdığım vakitten maksimum verimi almamı sağlıyor.”

 

7. Sosyal Medyayı Kapatın

Willis’e sorarsanız, sosyal medya işiniz için yararlı bir araç olabileceği gibi zamanınızı sömüren ve dikkatinizi dağıtan bir unsur da olabilir. Bunun çözümünün sosyal medyanın size gelmesindense sizin arzu ettiğinizde sosyal medyaya gitmeniz olduğunu söylüyor.

“Vakit kaybını önlemek adına” diyor Willis, “Facebook gibi, vakit kaybına neden olan tüm uygulamaları telefonumdan silmeye başladım ve hayatım ya da işim için çok büyük önem taşımayan her şeyin bildirimlerini kapattım.”

Sosyal ağların, haber uygulamalarının ve alışveriş sitelerinin bitmek bilmeyen bildirim bombardımanını durdurarak, Willis, sahip olduğu teknolojilerden maksimum verim alırken gün içerisinde dikkatini dağıtmalarını önlemeyi başarmış. Bunu başarabilecek iradesi olmadığını düşünenlere ise Cold Turkey uygulamasını öneriyor; bu uygulama sayesinde uygulamalara erişiminizi engelleyebilir ve sınırlayabilirsiniz.

 

8. Gününüzü Bölün

Başarılı insanlar uzun vadeli planlar yapsalar da, zamanlarını haftalık, günlük veya hatta saatlik bazda değil, dakika bazında yönetirler. Elon Musk da bu kişilerden biri. SpaceX ile Tesla şirketleri bir araya geldiğinde, vizyoner girişimcinin haftada ortalama 100 saat çalıştığı ve kısa bir haftada en az 85 saatini işe ayırdığı biliniyor. Bunun için zamanı epey aktif bir şekilde yönetmek gerekiyor ve Musk, bunu, zamanını beş dakikalık dilimlere bölerek gerçekleştiriyor.

Musk, gününü küçük parçalara bölerek, önündeki ilk işe odaklanabiliyor – ve sadece önündeki işe odaklanıyor. Hatta yemek süreleri bile 300 saniyelik bloklara ayrılmış durumda. Bu sayede, Musk, uzun vadede bunalmayı önlüyor ve tüm dikkatini o anda yapılması gereken en önemli işe veriyor.

 

9. Erken Kalkın

Başarılı insanların yazmış oldukları kişisel gelişim ipuçlarının hemen hiçbirinde insanlara uyumayı öneren bir tavsiye bulmak mümkün değil. 2017 yılında USA Today’de çıkmış olan bir makale, Apple takipçilerinin zaten çok iyi bildikleri bir şeyi yeniden vurguladı: şirketin CEO’su Tim Cook 03:45’te kalkıyor.

Sabah insanları olanların bile aşırı olarak nitelendirebilecekleri bir saat olmasına rağmen, makale, başarılı birçok insanın erken kalktıklarını çünkü her saatin eşit olmadığını vurguluyor. Dünyanın geri kalanı alarmlarını ertelerken işe koyulanlar, sadece erken kalkanların kavuştuğu, nadir ve değerli bir zamana sahip oluyorlar. Bu zaman, henüz kafaları, diğer aylakların yataklarından zorla kalkıp, sorularını ve taleplerini ardı ardına sıralamalarıyla şişmemişken ortaya çıktığı için eşsiz bir kıymete sahip.

 

10. Yazın, Not Alın

Sizi bütün gün mesaj, e-posta, çağrı ve bildirim bombardımanına tutan çok sayıda cihazla başa çıkmaya çalışırken iş akışınıza ve önceliklerinize yönelik dikkatiniz, zihniniz, isteğiniz dağılabilir ve zaman yönetiminize hiçbir katkısı bulunmaz. Spor yıldızlarının koçu ve fitness girişimcisi Tracy Anderson yoğun hayatının baş döndürücü hızını, karşılaştığı zorlukları, hedeflerini, engelleri ve planlarını tek bir görsel sunumda birleştiriyor. Bu, birbirinden farklı birçok formda olabilir; ancak, Anderson sadece bir defter kullanıyor. CNBC’de çıkan bir makalede bu defterine “beynin çöplüğü” lakabını vermişti.

 

11. Gününüzü Planlayın

Google’ın eski kariyer koçu ve iş stratejisti Jenny Blake, işinin ve hayatının parçalarını görsel bir şekilde merkeze koyarak zihin haritaları oluşturduğunu söylüyor. Zihin haritalarında bağlantılı konseptleri veya işleri, merkezi bir yaklaşıma bağlıyor. Bu sayede her gününün, yılının veya on yıllık bir sürecinin özetini fiziksel olarak görme ve hem yakın hem de uzak hedeflerine ulaşmak için en iyi yolları saptamasına yardımcı oluyor.

 

12. Gününüzün İlk Saatini Koruyun

Elizabeth Grace Saunders, Real Life E Time Coaching & Speaking şirketinin kurucusu ve CEO’su olmasının yanı sıra bir zaman yönetimi koçu, konuşmacısı ve zaman yönetimi hakkında çok satan üç kitabın yazarı.

Saunders, uyandıktan sonraki ilk bir saatinizin, günün geri kalanınızın nasıl geçeceğinin bir temsili olduğunu ve ne pahasına olursa olsun korumanız gerektiğini söylüyor.

“Günüme toplantılarla başlamamanın bana çok katkısı olduğunu düşünüyorum” diyor Saunders. “İlk saat içerisinde kendimi organize ediyorum, günlük planımı tamamlıyorum, e-postalarımı kontrol ediyorum ve zamanla yarışmakta olan diğer küçük işleri hallediyorum. Bu sayede günün geri kalanında karşılaştığım şeylere bir berraklık ve güçle yaklaşma olanağına sahip oluyorum. Toplantılarıma hazır olduğumu hissediyor ve büyük çaplı hangi işlerin o gün için önemli olduğunu biliyorum.”

 

13. Proje Günlerinizi Ayırın

Saunders’a göre, bitirmek istediğiniz işleri tamamlamak için bir gününüzü tamamen rutin işlerin dışında bırakabilirsiniz.

“Haftada bir gün, koçluk yapmak için telefon açmıyorum” diyor. “Benim için Çarşamba günleri haftanın en ideal günü. Çarşamba günleri ‘e-postama bakamıyorum’ mesajı dahi koyuyorum. Bu günler, kendi projelerim üzerinde çalışmak ve normal şartlarda programıma dâhil edemeyeceğim networking veya pazarlama toplantılarına katılmak için ayırdığım günler. Çarşamba günlerini işimi yapmak yerine işim üzerinde çalışmaya ayırıyorum.”

 

14. Pazartesi Gününüzü Önceden Doldurun

Saunders, ertesi güne sarkmayı başaran, tamamlanmamış ‘yapılacaklar listesi’ öğelerinin yarattığı çığ etkisiyle başa çıkmak için etkili ve benzersiz bir yöntem geliştirmiş.

“Planladığım işleri Pazartesi’den Cuma’ya doğru azaltıyorum” diyor Saunders. “Cuma günü geldiğinde daha az planlı işim oluyor; bu sayede haftanın başında tamamlama fırsatım olmayan şeyleri tamamlama fırsatı buluyorum.”

 

15. Eksik Yönleriniz Olan İşleri Delege Edin

Doktora sahibi Richard Gutkowski, genç yetişkinlere finansal sorumluluk konusunda rehberlik eden iki kitaplık Debt is a Four-Letter Word – But it Need Not Be! (Borç Dört Harflik Bir Kelime – Ama Öyle Olmak Zorunda Değil!) serisinin yazarı. Kitaplarının yayınlanması sürecinde, kitaplarının yardımcı olmayı hedeflediği Y kuşağına ulaşmak için ihtiyacı olan sosyal medya ve yeni diğer teknolojilerde birçok engelle karşılaşmış.

“Yaşı iyice ilerlemiş biri olarak” diyor, “yeni şeyler öğrenmenin, ayak uydurmanın, alışmanın ve diğer zorlukların bunalımını yaşadım ve bunların üstesinden gelecek tutkum yoktu.”

İşi tek başına yönetmeye çalışmak yerine, kolay ve ucuz sayılabilecek bir çözüm bulmuş ve ilgili teknoloji ve hedef kitleyi tanıyan bir üniversite öğrencisini işe almış. “Kullanabileceğimiz tüm sosyal medya hesaplarını yönetiyor ve içerik üretiyor, haber bültenimi hazırlıyor ve kitaplarımdaki başlıkları konu alan, haftalık blog yazılarını benim adıma yazıyor” dedi. “Benim günlerimi alan işleri, haftada sadece beş saatte yapıyor.”

 

16. ‘Hayır’ Demeyi Öğrenin

Financial Times’a göre “yeni evet: hayır”. İyi insanlar, diğer insanlara doğal olarak yardım etmek istiyorlar; ama başkası tarafından yapılabilecek bir işi üstlendiğiniz her sefer, kendi vaktinizin bir kısmını bedavaya vermiş oluyorsunuz. Ne kadar çok evet derseniz, o kadar meşgul olur, o kadar daha az zamana sahip olur ve sahip olduğunuz zamanı daha kötü yönetirisiniz.

Inc. dergisine göre, “Başarılı insanlarla çok başarılı insanlar arasındaki fark, çok başarılı insanların neredeyse her şeye hayır demeleridir” demiş Warren Buffet.

 

17. Aynı Anda Çok İş Yapmaya Çalışmayın

Multitasking” olarak da bilinen aynı anda birçok işi yapmaya çalışmak, iş başvurusunda bulunan insanların, işe alma yöneticilerini etkilemek adına özgeçmişlerinde sıklıkla kullandıkları kelimelerden biri. Diğer adayların aksine, birçok işi aynı anda yapabiliyor olmaları, zaman yönetimi konusunda bazı özel sırlara vakıf oldukları izlenimi yaratıyor. Aslında pek de öyle değil. Entrepreneur’e ve birçok bilimsel araştırmanın sonucuna göre, insanlar, önlerindeki ilk işe odaklanmak üzere programlanmış varlıklar. Multitasking çok ender olarak gerçekten işe yarıyor ve sizin için de yararlı olacağı muhtemelen söylenemez. Inc. dergisine göre, Atlassian şirketinin kurucu ortağı Mike Cannon-Brookes “Tek seferde bir iş yapın. Aynı anda çok iş yapmaya çalışmayın!” diyerek durumu özetlemiş.

 

18. Bölümlere Ayırın

PepsiCo CEO’su olarak, Indra Nooyi dünyadaki en yoğun programlardan birine sahip. Başarısına katkıda bulunan stratejilerden biri de iş/hayat hedeflerini, sorumluluklarını ve işlerini çok kesin bir şekilde birbirinden ayırıyor olması. 2017 yılında Fortune dergisine vermiş olduğu bir röportajda, Nooyi, bir liste yapıyor. Bu listede 50 ile 60 arasında iş bulunuyor ve bunları, biri iş biri kişisel olmak üzere iki sütuna ayırıyor. İşin büyüklüğü ne olursa olsun, eğer işi tamamlamazsa, ertesi günün sütununda yer almaya devam ediyor.

 

19. Yönetin

15 Secrets Successful People Know About Time Management (Başarılı İnsanların Zaman Yönetimi Konusunda Bildikleri 15 Sır) isimli kitabın yazarı Kevin Kruse, kitabı için dünyanın en başarılı insanlarından tam 200 tanesiyle röportaj yapmış ve istikrarlı bir kalıp kısa sürede ortaya çıkmış. Kruse’nin Forbes için yazmış olduğu bir yazıya göre, bu insanların hepsi, birçok insanın aksine, gelen mesajlara “reaksiyon” vermektense, e-postalarını düzgün bir şekilde yönetiyorlar.

Hepsinin kendine has özel bir yaklaşımı olmasına karşın, başarılı birçok insan e-postaları diğer tüm işlerden biri gibi görüyor: programlanması, yönetilmesi ve hızlıca tamamlanması gereken bir iş.

 

20. E-postalarınızı Kısa Tutun

Forbes’a göre, Kruse, sektör lideri birçok insanın her gün e-postalarını kontrol etmek ve yanıtlamak için belli bir sayıda zaman dilimi ayırdığını (genellikle 3 sefer) söylüyor. Bu sayede günleri bitmek bilmeyen gelen mesajlarla kuruyup gitmiyor. Bunun yanı sıra, e-postaların kısa ve öz tutulması, başarılı insanların sıkça yaptıkları şeyler arasında.

HootSuite CEO’su Ryan Holmes, örneğin, üç cümleyi aşmayan, kısa e-postalarla iletişim kuruyor. Son olarak, çok başarılı insanların ortak olarak sahip oldukları özelliklerden biri de gereksiz liste ve haber bültenlerinin aboneliğinden hiç acımadan çıkmak.

 

21. Rutinler Oluşturun

Başarılı insanların günlük alışkanlıklarına bir göz atmak, zaman yönetimi teknikleri konusunda önemli bilgiler sağlayabilir. Her sektörün ve her hayat tarzının en başarılı insanlarının farklı sabah rutinleri var; ama, hepsinin ortak olarak sahip olduğu bir şey var: sabah rutinleri.

Kimisi okuyor, kimisi dua ediyor. Bazıları haberleri incelerken, bazıları e-postalarını kontrol ediyor veya evcil hayvanlarıyla vakit geçiriyor. Gelgelelim, ne yaptıkları çok da önemli değil; önemli olan şey her sabah uyanır uyanmaz aynı şeyi düzenli olarak, istikrarlı olarak ve bir ritüel gibi yapmak. Hepsi, sabah rutinlerinin, günün geri kalanına yansıdığını ve o gün öncelikli olarak yapılması gereken şeyleri gözlerinde canlandırıp, çözmelerine yardımcı olduğunu söylüyor.